Quarantaine blog - Professioneel e-mailen

Tip 1: 10-Secondenregel
Als jij een mail stuurt moet de ontvanger binnen 10 seconden kunnen begrijpen wat je wilt zeggen. Dit begint al bij het onderwerp. Maak hier een actie van zoals: Info - Thuiswerken en mailen.

Tip 2: Start op papier

Schrijf eerst kort op een papiertje wat je wilt sturen. Zodra dit helder is kan je hier makkelijker en sneller een mail met structuur van typen. 

Tip 3: CC of niet

Het is heel makkelijk om iedereen even in de CC te zetten. Is het dan wel duidelijk wat er van die persoon verwacht wordt? Je kan de mail ook even apart doorsturen en aangeven of ze willen kijken naar hoofdstuk 2 en 5. Hiermee voorkom je dat je een hele mailconversatie doorstuurt met de vraag of iemand even mee wilt kijken. Geef in een aparte mail even een samenvatting aan.

Tip 4: Voorkom de chaos met een vraag of een antwoord

Stuur je een mail naar meerdere personen? Zorg voor structuur. Geef aan wie waar verantwoordelijk voor is en wanneer. Heb je vragen? Stuur die persoonlijk in plaats van te reageren op de hele groep. Stuur de antwoorden dan ook naar de persoon die het nodig heeft. Die kan alles samenvatten en op 1 centraal moment verspreiden. 

Tip 5: Formeel en toch duidelijk

Veel mensen verwachten dat formeel een passieve taal is. Een voorbeeld: 'de opdracht moet volgende week af zijn', in plaats van: 'jij moet de opdracht volgende week af hebben'. In de eerste zin is het onduidelijk wie het gaat doen en de actie uitvoert. Dat maakt het lastiger te begrijpen. Voorkom dan ook ouderwetse uitdrukkingen. Dit schept juist een afstand.

Tip 6: Controleren en verzenden

Een belangrijke of moeilijke mail geschreven? Lees hem na. Controleer op stijl, toon, zinsbouw, opbouw, doel en spelling. Is alles gecheckt? Verzenden maar